A Sindboss, que possui a missão de cuidar do patrimônio dos seus clientes melhor do que eles cuidariam, entende que este cuidado não se restringe apenas a zelar pela estrutura física de um prédio ou gerir as finanças e burocracia de um condomínio. Este cuidar se estende, com mais importância, ao cuidado com as pessoas.

Esta filosofia é colocada em prática na forma com que a empresa se comunica com os seus clientes condôminos, que vai muito além de cartazes afixados no elevador. Com uma maneira de comunicar assertiva, empática, humanizada e de muita escuta, a Sindboss se destaca por colocar o seu cliente condômino em posição de prioridade quanto aos seus desejos, necessidades, sugestões e críticas, fazendo-o parte pertencente ao dia a dia do condomínio.

Felipe Fernandes, CEO da Sindboss, detalha melhor como esta comunicação sinérgica entre empresa e condômino funciona na prática, explicando o porquê esta forma de se comunicar é um diferencial da empresa.

• Felipe, quais são os canais que a Sindboss utiliza para se comunicar com o seu cliente condômino?

Em 2023, a Sindboss tem como meta aprimorar o fluxo de comunicação entre o serviço de síndico profissional/administradora do condomínio e o morador que ocupa o lugar de usuário. Hoje, o fluxo é composto pelos seguintes canais: grupo do WhatsApp com todos condôminos de cada unidade; murais, portaria e elevadores em que são utilizados materiais impressos (a depender da estrutura disposta); e aplicativos próprios (fornecido pela Sindboss) ou terceirizados (em casos de condomínios que já possuem o serviço).

Além disso, no último ano foi desenvolvido o conteúdo de podcast, que vem se aprimorando como mais um canal de comunicação, onde já foram tratados de temas como pets e violência doméstica.

Neste ano, a proposta é criar um fluxo multimídia para que o morador não apenas tenha um canal de reclamações e contato facilitado com a Sindboss, mas um fluxo informativo eficiente que o mantenha informado sobre os acontecimentos e seja constante no dia a dia, por isso, serão inseridos mais dois canais: o e-mail marketing em formato de newsletter com links para os outros canais e com um levantamento de informações; e uma linha de publicações junto as redes sociais voltada a informar sobre o trabalho da Sindboss a partir dos fatos.

• Como a empresa entende que deve ser esta comunicação e por quê?

Para a Sindboss, a comunicação precisa ser:

– constante ao morador, de modo a possibilitar um dia a dia com informação e “canal aberto” com a gestão do condomínio;

– multicanal e diversa, a fim de chegar a todas e todos que integram aquele espaço;

– bilateral, já que a empresa não precisa apenas falar, mas também escutar o morador quanto as suas necessidades – pesquisas e enquetes.

• Muito além da gestão burocrática, jurídica e fiscal de uma empresa de síndico profissional, a comunicação é, também, parte fundamental deste processo de gestão?

Em uma empresa de síndico profissional a comunicação não é apenas um diferencial competitivo ou um “plus” no serviço, ela é uma necessidade básica. Do canal direto com a gestão (de modo a facilitar a resolução de problemas) a conteúdos constantes e pertinentes a realidade do morador, o fluxo de comunicação determina a efetividade do trabalho do síndico.

A Sindboss já realiza o trabalho de atendimento realizado pela Flávia (integrante do time) e o de informar o morador através dos canais de comunicação primários (WhatsApp e aplicativos). O objetivo em 2023 é intensificar o fluxo com mais canais e conteúdos constantes, de modo a chegar a todas e todos e mostrar que nós, da Sindboss, não paramos de trabalhar.

• A empresa tem cases de condomínios que se tornaram clientes da Sindboss em que a comunicação foi um fator decisivo para a troca de gestão?

O processo de estruturação da área de Comunicação e Experiência do Morador teve o seu início em 2023, assim, estamos no momento construindo o fluxo da área com as demandas já existentes e as novas. Contudo, logo na primeira semana lançamos um vídeo nos grupos do WhatsApp de todos os condomínios, na qual o conteúdo tinha como objetivo apresentar a nova área de comunicação e o analista de comunicação da empresa, Felipe Moratto, que será o responsável pelas atividades, demonstrando disponibilidade. Aliás, esse vídeo foi utilizado no pitch de apresentação para um novo condomínio da cidade que enfrenta exatamente um problema de comunicação com a administradora e o síndico profissional que atende as suas unidades – inconstância nos contatos e desconhecimento sobre as atividades realizadas. Apenas o nosso vídeo de apresentação já foi suficiente para “caminharmos” com o contrato e, inclusive, desenvolvermos a conversa com o condomínio vizinho, administrado pelas mesmas pessoas.

• A comunicação se dá 24h por dia, 7 dias da semana?

Hoje temos um canal de comunicação constante com a soma do nosso atendimento (de segunda a sexta, entre às 8h e 18h) e o contato do síndico para horários alternativos com menor demanda. O segmento da comunicação voltado a conteúdos para o morador, nesse início, se dará durante os dias úteis, porém, com o tempo a ideia é construir uma constância maior na vida do condômino.

• Esta comunicação vai além de avisos de boletos atrasados e/ou datas de assembleias?

O objetivo da Sindboss é exatamente desvincular o serviço do síndico profissional de apenas resolução de problemas e eventos periódicos, para alguém que faz parte do dia a dia do condomínio. Assim, a comunicação acompanha a mesma linha de raciocínio, construindo um mindset de informar para além do comunicado no elevador, reforçar o regimento interno de modo informativo e dinâmico e construir uma via dupla com o morador. De modo que, a assembleia funcione apenas como uma reunião formal de prestação de contas e contato presencial com os nossos usuários.

• A comunicação se dá por “bot” de atendimento ou é humanizada?

A comunicação se dá de forma humanizada tanto em nossos canais de atendimento em que mapeamos os contatos para tratarmos cada caso com exclusividade, como no contato com o síndico. Até mesmo a produção de conteúdos que em 2023 abrirá espaço para que os moradores e funcionários possam se expressar de forma espontânea, a fim de destacar o trabalho da Sindboss através de fatos.